In questi ultimi anni, il successo degli eventi e dei meeting aziendali è aumentato anche grazie all’ausilio di strumenti tecnologici. Spesso sono utilizzati per facilitare la pianificazione e la gestione degli eventi. Dalla registrazione degli ospiti, all’offerta del rinfresco “door to door” per gli eventi in remoto, all’acquisizione di dati riguardo i partecipanti.
Specie per i nuovi trend, è importante non restare mai in dietro quando si tratta di novità. In questo articolo vogliamo parlare delle ultime novità dal mondo degli eventi.
Qualche anno fa il discorso dei meeting da remoto, piuttosto che degli eventi in realtà aumentata, poteva sembrare un contenuto futuristico, ma nei tempi recenti, a maggior ragione con gli accadimenti a noi tutti ben noti, di certo non lo è più.
Le nuove tecnologie e le innovazioni toccano oramai un po’ tutte le fasi dell’evento:
– gestione
– logistica
– intrattenimento e catering
– comunicazione e promozione
– formazione
Ma non sono l’unica novità di cui bisogna essere a conoscenza.
Le novità di questi ultimi anni hanno visto crescere l’interesse su valorizzazione dell’esperienza e nuove tecnologie. Con l’incrementarsi del tasso di lavoratori in smart working o comunque in formule ibride ufficio/casa, la vera tendenza è stata lo svilupparsi di eventi da remoto.
Ciò ha consentito all’aziende e ai suoi partecipanti di garantire la presenza a più eventi, siano essi a scopo formativo, commerciale o di semplice informazione, risparmiando anche in termini di budget. Le aziende non devono più sostenere gli onerosi costi di affitto location, servizio catering e personale per l’accoglienza, servizio service tecnologico, senza ovviamente dimenticare i costi da sostenere per viaggi, pernottamenti e pranzi/cene aziendali durante i giorni dell’evento.
L’evento da remoto è diventato una vera è propria moda nel 2020, apprezzata anche dagli stessi dipendenti che in maniera più semplice e meno onerosa in termini di tempo hanno potuto partecipare a numerose convention, eventi formativi e/o eventi per il lancio di nuovi prodotti e servizi, magari in una singola medesima giornata.
Per cui, se da un lato il cambio è stato drastico, dall’altro, per molti aspetti, si è registrato una migliore esperienza dell’ospite.
Come ben sappiamo, la regola più importante che caratterizza gli eventi è l’attenzione agli ospiti e degli ospiti.
L’uso crescente delle nuove tecnologie apre sempre di più la possibilità di collaborare anche da lontano. Nell’era della globalizzazione arriva anche l’esigenza di cooperare fra paesi diversi. Soprattutto, per la realizzazione dei grandi eventi si pensa sempre di più al confronto interculturale fra organizzazioni.
Le nuove tecnologie sono di grande aiuto per quanto riguarda la fruizione dell’evento, e per l’intrattenimento.
Sicuramente fra le tecnologie più avanzate, in questo senso, ci sono la realtà aumentata e l’VR, ma esistono anche altre tecnologie che permettono d’interagire con i partecipanti. Il momento del rinfresco invece che sembrava potesse perdersi, ha visto nascere nuove realtà che si sono subito allineate alle nuove esigenze aziendali, offrendo il servizio aperitivo e coffe break (anche con box personalizzate) e di consegna a domicilio.
Tra gli obiettivi di un evento c’è anche quello di coinvolgere i partecipanti sia sul piano cognitivo ed emozionale che sul piano ludico ricreativo. Strumenti digitali, attività formativo-esperienziali e rinfresco a domicilio sono sempre più determinanti per progettare una user experience di qualità.
Questo ha consentito anche la riduzione degli spostamenti aerei non necessari, a favore di sistemi per fruire l’evento in virtuale, con notevoli impatti anche a favore dell’ambiente.
Un evento non deve essere curato solo dal punto di vista estetico. Per organizzare un congresso di successo è necessario mettere al centro il partecipante e favorire l’interazione.
Il coinvolgimento del partecipante è la parte cruciale dell’esperienza. È necessario un cambiamento; i congressi con un relatore che parla per ore di fronte alla platea sono destinati a fallire, perché obsoleti. La ricetta di un evento equilibrato dovrebbe avere un 25% di contenuti informativi e un 75% di momenti d’interazione.
Gli eventi più all’avanguardia si stanno concentrando sul design engagement e interazione da remoto. Via libera a format interattivi con coffee break o aperitivi aziendali da remoto, la parola d’ordine è personalizzazione dell’esperienza ( fonte: https://www.fh55blog.it/ ).
La tecnologia permette di creare eventi che coinvolgono ed emozionano gli ospiti pur tenendosi a distanza.
